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「Office 365」で日々の業務効率をアップ!ユーザー管理対策もこれでOK

2017/10/17

「Office 365」って何が便利?どう使う?

多くのビジネス現場で利用されているMicrosoft Officeですが、その利用と管理を現代のニーズに合うかたちへとより利便性の高いものへ、劇的に進化させたのが「Office 365」です。今回は、このデータ管理や社内外との情報共有、コミュニケーションなどに必要な機能を集約したクラウドサービス「Office 365」の導入メリットと課題を踏まえた活用ポイントについてご紹介しましょう。

従来型のソフトとしてのOfficeでは、バージョンによって仕様が異なり、最新バージョンの機能が古いバージョンでは利用できないなど、互換性に問題があり、その都度統一したいバージョンのものを購入して1台1台へとインストールしたり、アップデートしたりしていかなければならないなど、システム管理者における作業負担も、経費面でのコスト負担も過剰になりがちです。採用しているバージョンが異なると、社外とのコラボレーションや情報共有もスムーズに行えず、面倒が生じることもありました。

しかし「Office 365」ならば、利用者単位での契約となり、契約ライセンスでの従量課金となるため、無駄なコストを削減することができるほか、全スタッフが常に最新バージョンのOfficeを使うことが可能となります。これでせっかくの最新機能が活かせないということもなくなるでしょう。月々のランニングコストも低く、多彩なプランで業種業態・規模に合った環境を高いコストパフォーマンス性のもと、気軽に使いこなせるようになります。

クラウドサービスでの提供となることから、管理作業はMicrosoft側で行われるものとなり、不具合・故障への対応や最新バージョンへのアップデートといったメンテナンス作業をシステム管理者が行う必要もありません。クラウド側に「Microsoft Forefront Online Protection for Exchange」といったセキュリティ対策がすでに組み込まれている点も嬉しいポイントでしょう。

またOfficeでは、スマートフォンやタブレットでファイルを正しく開けないことがありましたが、「Office 365」ならばアプリを入れるだけでPCと同様に利用可能、スマート端末への対応が完全に完了しているため、情報の共有や編集などをより効率よくスマートに、時間や場所を問わず行えるようになります。ビジネスシーンでもスマート端末への移行は急速に進んでいますから、この違いは大きな意味をもつところです。

リアルタイムコミュニケーションをサポートする「Lync Online」も用意されており、このサービスで専用のクライアントアプリによるテキストや音声、映像を用いたやりとりが可能になります。ネット接続環境さえあれば利用でき、資料ファイルや画面を共有しながらのオンライン会議も実現できます。

「Office 365」導入における盲点とは?

こうしたさまざまなシーンでの業務効率化に寄与する便利な「Office 365」ですが、クラウド型サービスであるため、私物端末や許可していない場所からの不適切な利用による機密情報の漏洩など、重大なセキュリティ面の問題を抱えることなく、真にその力を発揮させて活用するには、ID管理の仕組み構築が大きなポイントとなります。「Office 365」の利便性を最大限に引き出しながら、簡単かつ安全に、適切な利用制限のもと、ビジネス活用するにはどうすればよいのでしょうか。

基本となる「Office 365」の導入パターンは大きく分けると、シンプルなクラウドIDを利用するスタイル、ディレクトリ同期を行うスタイル、フェデレーションIDを用いるスタイルの3つがあります。ビジネス利用ならば、後者2つが検討対象となりますが、いずれも最大8台といった多くのサーバーの追加構築が必要であり、Active Directory(AD)に保存されているアカウント・パスワードを用いて運用するフェデレーションID方式でシングルサインオンを実現する場合、「AD FS」や「AD FS Proxy」、「DirSync」、「ForeFront」など多数のサーバーが必要となるため、環境に応じた冗長構成も考えると、かなりの手間と負担が生じてしまいます。

この解決策として、別途「Office 365」にも対応する、クラウドサービス向けのシングルサインオンとアクセスコントロール機能を有したソリューションサービスを導入する方法があります。信頼できるサービスを吟味し、併せて導入すると設備投資も極力抑えながら、容易に安全な利用環境を構築できるでしょう。

またディレクトリ同期の設定を行う方法ならば、ユーザー数に応じた最大3台のサーバー導入に抑えられます。しかしこの場合、社内ADと「Office 365」のID管理は別々になり、作業の手間とコスト負担の問題が残ってしまいます。これに対応するため、Microsoftからは社内ADと「Office 365」のID管理を連携させる「Azure Active Directory」が提供されています。

「Azure Active Directory」は、「Office 365」専用のサービスではなく、オンプレミスとクラウドのハイブリッド環境におけるID管理をサポートするものであり、さまざまな他社クラウドサービスにも対応しています。代表的なクラウドサービスは網羅されているため、これによって広範なシングルサインオン環境を実現することもできるでしょう。

エディションによってさまざまな機能を搭載しており、細やかなアクセス管理やプロビジョニング、認証レベルを向上させる多要素認証も利用可能です。どのユーザーがどういったデバイスでアクセスしているかといった詳細レポートも管理者がチェックできるため、安心して運用できます。導入・同期時における設定もさほど難しくなく、スタートハードルは高くありません。

いかがでしょうか。これらの方法をあらかじめ検討し、自社に合ったID管理とシングルサインオンの方針を見定めた上で、ぜひ「Office 365」の利便性を最大限に享受してみてください。

(画像は写真素材 足成より)

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